Уведомление о конфиденциальности DeepL для кандидатов

1. Введение и общие сведения

В рамках процесса подбора персонала, в котором Вы участвуете совместно с DeepL Group, мы будем собирать и обрабатывать Ваши персональные данные. Мы с полной серьёзностью относимся к вопросам конфиденциальности, включая безопасность, персональной информации, которую мы храним о вас, и обрабатываем ее исключительно в соответствии с действующим законодательством о защите данных в вашей юрисдикции. 

Настоящее уведомление о конфиденциальности предоставляет Вам информацию о том, как (i) мы собираем Ваши персональные данные; (ii) как мы обрабатываем их в ходе процесса найма (в том числе о том, как мы можем передавать их); и (iii) как Вы можете реализовать свои законные права в качестве субъекта данных. В случае успешного прохождения отбора мы предоставим Вам копию нашего уведомления о конфиденциальности для сотрудников вместе с Вашим договором. Мы оставляем за собой право время от времени вносить изменения в настоящее уведомление о конфиденциальности, если сочтем это необходимым, и будем уведомить Вас о любых существенных изменениях по адресу электронной почты. 

Вам следует внимательно ознакомиться с настоящим уведомлением о конфиденциальности, чтобы знать и понимать, как мы используем информацию, которую собираем и храним о вас.

Группа DeepL состоит из различных юридических лиц, а именно:

Когда в настоящем уведомлении о конфиденциальности мы упоминаем «DeepL Group», мы имеем в виду ту компанию в составе группы, которая выступает в качестве контролера Ваших персональных данных и несет за них ответственность — это будет та компания в составе «DeepL Group», которая примет Вас на работу в случае успешного прохождения отбора.  

Если у Вас возникнут вопросы относительно того, какое юридическое лицо является контролером Ваших персональных данных, просим обратиться по адресу privacy@deepl.com. Мы назначили д-ра Кристиана Ленца в качестве нашего внешнего специалиста по защите данных. Вы можете связаться с д-ром Ленца, написав ему по следующему адресу: dhpg IT-Services GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Гуммерсбах, либо по электронной почте datenschutz@dhpg.com, либо по телефону +49 2261 8195 0.

2. Какие персональные данные мы собираем и каким образом?

Как указано ниже, мы можем собирать и обрабатывать следующие персональные данные о Вас в тех случаях, когда Вы предоставляете их нам напрямую в рамках процесса подбора персонала, когда мы активно извлекаем их из Ваших профессиональных социальных сетей, таких как LinkedIn, или когда мы получаем их от третьих лиц, включая рекрутеров и лиц, рекомендующих кандидатов в компанию DeepL: 

• Контактные данные: Полное имя, почтовый адрес, адрес электронной почты, номер телефона и другие аналогичные контактные данные.
• Демографические данные: Дата рождения, гендерная идентичность, а также более конфиденциальные персональные данные (также известные как данные особой категории), включая информацию, касающуюся расового и этнического происхождения, религиозной принадлежности, иммиграционного статуса, сексуальной ориентации, семейного положения и родительского статуса, членства в профсоюзах, а также информацию о вашем здоровье, инвалидности и нейроразнообразии.
• Информация о приеме на работу: Анкеты-приложения, резюме, сопроводительные письма, история трудовой деятельности, информация о праве на работу, фотография, копия вашего удостоверения личности (например, паспорта), записи собеседований (включая ответы на задания в формате кейсов), рекомендации, сведения о вашей квалификации, сведения о членстве в профессиональных организациях, а также сведения о любых тестах, которые вы проходили до приема на работу. 
• Метаданные: Информация, собираемая в электронном виде, такая как данные об использовании ИТ-систем и систем связи, изображения с камер видеонаблюдения, а также записи о прохождении магнитных карт и входе в помещения. Сюда также входят данные, генерируемые при использовании наших ИТ-систем или других ИТ-приложений. 

3. Почему мы обрабатываем Ваши персональные данные, какие именно данные мы обрабатываем и на каком правовом основании?

• Для проведения процесса подбора персонала и оценки Вашей пригодности для должности, на которую Вы подали заявку в DeepL, мы будем обрабатывать Ваши контактные данные и информацию о подборе персонала. Мы делаем это с целью принятия мер по заключению с Вами договора о работе. Мы также можем использовать инструменты ИИ в связи с Вашей заявкой, чтобы более точно оценить Вашу пригодность для данной должности, для целей внутреннего анализа и обучения персонала, а также чтобы помочь нашей команде по подбору персонала проанализировать предоставленную Вами информацию. Это может включать обобщение и систематизацию приложений, а также запись и транскрибирование вашего собеседования с помощью нашего стороннего поставщика — компании Ashby. Мы будем осуществлять это исключительно в соответствии с Вашими предпочтениями, указанными при приглашении на собеседование. Обращаем ваше внимание на то, что в случаях, когда мы используем инструменты ИИ в связи с вашей заявкой, они служат исключительно в качестве ориентира и не будут использоваться для принятия решений в автономном режиме без проверки и оценки со стороны человека. 

• Для подтверждения того, что у Вас имеется право на работу в той стране, в которой Вы принимаетесь на работу, мы будем обрабатывать Вашу информацию, связанную с наймом, с целью обеспечения соблюдения юридических обязательств, которые мы обязаны выполнять в качестве Вашего потенциального работодателя. 
• В целях обеспечения равных возможностей и в рамках нашего стремления к созданию разнообразной и инклюзивной рабочей среды мы можем обрабатывать Ваши демографические данные в рамках нашего добровольного опроса по вопросам разнообразия. Это необходимо для выявления областей, требующих улучшения в наших усилиях по обеспечению разнообразия и инклюзивности, а также для обеспечения справедливости наших практик найма и охвата широкого круга кандидатов. В случаях обработки данных особой категории мы будем делать это только при наличии Вашего явного согласия.Обращаем ваше внимание на то, что участие в опросе и предоставление вашего согласия носят исключительно добровольный характер, и если вы не пожелаете этого сделать, на рассмотрение вашей заявки это никак не повлияет. Вы также можете не отвечать ни на один вопрос или ответить только на некоторые из них. У вас также есть возможность нажать «Я предпочитаю не отвечать» на каждый вопрос.
• Для решения любых проблем или вопросов, которые могут у Вас возникнуть, мы будем обрабатывать Ваши контактные данные и информацию о приёме на работу, а также любые дополнительные персональные данные, которые являются частью проблемы или вопроса, поднятого Вами или касающегося Вас. Это необходимо для обеспечения наших законных интересов в надлежащем решении ваших проблем или вопросов.
• В целях предотвращения и выявления преступлений или мошенничества, а также в целях обеспечения безопасности мы будем обрабатывать Ваши контактные данные и метаданные. Мы делаем это в той мере, в какой это необходимо для обеспечения наших законных интересов в обеспечении безопасности наших офисов.
• Для содействия соблюдению или обеспечению выполнения наших профессиональных, юридических и нормативных обязательств мы будем обрабатывать все перечисленные выше данные. Это необходимо для выполнения наших юридических обязательств.
• В целях обеспечения ИТ-безопасности и для систем контроля доступа мы будем обрабатывать Ваши контактные данные и метаданные. Это необходимо для реализации наших законных интересов в области управления ИТ-системами и обеспечения безопасности, а также для предотвращения несанкционированного доступа к системам DeepL.

4. Кому и зачем мы передаём ваши персональные данные?

• Система управления кандидатами (Ashby) в рамках наших законных интересов по обеспечению надлежащего и эффективного процесса найма. Более подробную информацию об обработке данных компанией Ashby Вы можете найти здесь. Мы также сотрудничаем с Ashby в рамках нашего добровольного опроса по вопросам разнообразия. Обращаем ваше внимание на то, что в связи с особенностями технической реализации системы Ashby мы не имеем возможности просматривать ваши ответы в опросе. Все ответы останутся конфиденциальными и будут агрегированы для анализа. В случае записи или транскрибирования собеседования, которое Вы проходите у нас, эти материалы будут храниться в системе Ashby исключительно в соответствии с Вашими предпочтениями, указанными при приглашении на собеседование. В тех случаях, когда мы используем ИИ для оказания помощи нашей команде по подбору персонала в рассмотрении и систематизации вашей информации, это осуществляется посредством компании Ashby. У нас заключены соглашения об обработке данных, и ваши персональные данные не используются для обучения каких-либо моделей ИИ.
• Поставщики услуг по проверке кандидатов перед приёмом на работу в той мере, в какой это необходимо для принятия мер по заключению с Вами договора о работе и для соблюдения наших юридических обязательств. Мы используем:
  • Jobbatical OU для оказания нам помощи в оформлении вашего разрешения на работу и проверке вашего права на получение рабочей визы. Более подробную информацию об обработке данных компанией Jobbatical здесь; а также
  • Zinc Work Limited для оказания нам помощи в проведении любых дополнительных предварительных проверок, которые могут потребоваться, например, проверок DBS. Более подробную информацию об обработке данных компанией Zinc можно найти здесь.
• Поставщики тестов по программированию (Geektastic и HackerRank) — по мере необходимости для принятия мер по заключению с Вами договора о работе и оценки Вашей пригодности для должностей разработчиков. Обращаем ваше внимание на то, что Geektastic или HackerRank (в соответствующих случаях и при необходимости) могут напрямую связываться с вами по поводу выполнения заданий по программированию. Более подробную информацию об обработке данных компанией Geektastic здесь и о обработке данных компанией HackerRank здесь.
• Профессиональные консультанты, такие как бухгалтеры, юристы или аудиторы , в тех случаях, когда это необходимо для выполнения наших юридических обязательств или для защиты наших прав. 
• Регулирующие органы, другие государственные органы или страховые компании , если это необходимо для выполнения наших юридических обязательств, в том числе в отношении аудитов, раскрытия информации и расследований.

5. Как мы осуществляем международную передачу Ваших персональных данных?

При передаче Ваших персональных данных по причинам, изложенным в настоящем уведомлении о конфиденциальности, нам может потребоваться передать Ваши персональные данные организациям (включая компании группы DeepL), которые базируются или хранят Ваши персональные данные за пределами ЕС и Великобритании, в том числе в США и Японии. Мы гарантируем, что ваши персональные данные всегда будут защищены надлежащими мерами безопасности, обеспечивающими вам права, подлежащие судебной защите, и правовые средства защиты. 

Все поставщики обеспечивают безопасность трансатлантической передачи данных посредством стандартных договорных условий. Кроме того, мы заключили соглашение об обработке данных с каждым из этих поставщиков, что означает, что они могут обрабатывать данные, переданные DeepL, исключительно в соответствии с нашими инструкциями и не в собственных целях.

6. Автоматизированное принятие решений

Группа DeepL не использует персональные данные для принятия автоматизированных решений о том, будет ли вам предложена работа.

7. Хранение ваших данных

Кандидаты, не прошедшие отбор: В случае, если Ваше приложение не будет одобрено, мы будем хранить предоставленную Вами информацию не более шести месяцев с даты, когда Вас будут уведомить об этом. Затем мы автоматически удалим эти данные, за исключением случаев, когда закон обязывает нас хранить их в течение более длительного срока или если вы дали согласие на более длительное хранение ваших данных, например, для базы кандидатов, как указано ниже.

Успешные кандидаты: Если по итогам процесса подбора персонала будет заключён договор, мы будем хранить ваши персональные данные в составе вашего личного дела. Если вы работаете с DeepL в качестве фрилансера, мы будем хранить ваши персональные данные в целях исполнения вашего контракта с нами.

База потенциальных кандидатов: По завершении процесса подбора персонала мы спросим у вас, желаете ли вы, чтобы мы сохранили информацию о вашей заявке в архиве в течение двух лет (независимо от того, был ли результат успешным или нет), чтобы мы могли рассматривать вашу кандидатуру при появлении новых вакансий в DeepL. По истечении двух лет мы вновь спросим вас, желаете ли вы по-прежнему входить в состав нашей базы талантов. Вы можете отозвать своё согласие в любое время: в этом случае ваши данные будут автоматически удалены. 

Вы всегда можете обратиться к нам с просьбой удалить ваши данные, отправив электронное письмо по адресу privacy@deepl.com. Обращаем ваше внимание, что в этом случае вы выходите из всех текущих процессов рассмотрения кандидатур, при этом продолжает действовать установленный законом срок хранения данных.

8. Ваши права как субъекта данных

В соответствии с действующим законодательством о защите данных у вас имеется ряд прав, а именно право на:

• получать доступ к своим персональным данным;
• исправлять неполные или неточные данные;
• удалить персональные данные, которые мы храним о Вас;
• ограничить способы обработки Ваших персональных данных;
• попросить нас передать Ваши персональные данные третьей стороне;
• возразить против способа обработки Ваших персональных данных; а также
• отозвать своё согласие в любое время.

Однако обратите внимание, что некоторые из этих прав могут не всегда применяться, поскольку в некоторых случаях существуют требования и исключения, в силу которых нам может потребоваться продолжить обработку персональных данных или не раскрывать их, а в других случаях эти права могут не применяться вообще.

Резиденты Великобритании могут подать жалобу, обратившись к нам по адресу privacy@deepl.com. Мы подтвердим получение Вашей жалобы в течение 30 дней и будем предоставлять Вам информацию на протяжении всего процесса. Вы также имеете право подать жалобу в регулирующий орган в отношении деятельности DeepL Group по обработке данных и соблюдения ею требований применимого законодательства о защите данных. Если Вы находитесь в:

• Германии, вы можете обратиться к уполномоченному по защите данных и свободе информации земли Северный Рейн-Вестфалия (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen) по адресу: (i) Kavalleriestraße 2–4, 40213 Дюссельдорф; или (ii) poststelle@ldi.nrw.de; 
• ЕС, вы можете обратиться в местный надзорный орган — полный список надзорных органов в ЕС можно найтиздесь; или
• Великобритания — вы можете обратиться в Управление комиссара по информации («ICO») и подать жалобу через сайт ICOздесь.

9. Изменения

Настоящее уведомление о конфиденциальности может периодически обновляться, и в случае внесения существенных изменений вам будет предоставлена его копия.