DeepL-Datenschutzerklärung für Bewerber

1. Einleitung und Hintergrund

Im Rahmen des Einstellungsverfahrens, das Sie mit der DeepL-Gruppe durchlaufen, erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Wir nehmen den Schutz – einschließlich der Sicherheit – der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, ernst und verarbeiten diese ausschließlich gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen in Ihrer Gerichtsbarkeit. 

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie (i) wir Ihre personenbezogenen Daten erheben; (ii) wie wir diese während des Einstellungsverfahrens verarbeiten (einschließlich der möglichen Weitergabe); und (iii) wie Sie Ihre gesetzlichen Rechte als betroffene Person ausüben können. Sollte Ihre Bewerbung erfolgreich sein, erhalten Sie zusammen mit Ihrem Vertrag eine Kopie unserer Datenschutzerklärung für Mitarbeiter. Wir sind berechtigt, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit nach eigenem Ermessen zu ändern, und werden Sie über wesentliche Änderungen per E‑Mail benachrichtigen. 

Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung sorgfältig durch, damit Sie wissen und verstehen, wie wir die über Sie erhobenen und gespeicherten Informationen verwenden.

Die DeepL-Gruppe besteht aus verschiedenen juristischen Personen, nämlich:

Wenn wir in dieser Datenschutzerklärung auf die DeepL-Gruppe verweisen, beziehen wir uns auf das Unternehmen innerhalb der Gruppe, das als Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten fungiert und dafür verantwortlich ist – dies ist die Einheit der DeepL-Gruppe, bei der Sie beschäftigt werden, sollten Sie mit Ihrer Bewerbung erfolgreich sein.  

Sollten Sie Fragen dazu haben, welche Gesellschaft der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten ist, wenden Sie sich bitte an privacy@deepl.com. Wir haben Dr. Christian Lenz als unseren externen Datenschutzbeauftragten ernannt. Sie können Dr. Lenz unter folgender Anschrift: dhpg IT-Services GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach, per E-Mail unter datenschutz@dhpg.com oder telefonisch unter +49 2261 8195 0.

2. Welche personenbezogenen Daten erheben wir und wie erheben wir sie?

Wir können, wie nachstehend dargelegt, die folgenden personenbezogenen Daten über Sie erheben und verarbeiten, sofern Sie uns diese im Rahmen des Einstellungsprozesses direkt zur Verfügung stellen, wir sie aktiv über Ihre beruflichen Social-Media-Kanäle wie LinkedIn erschlossen haben oder wir sie über Dritte, einschließlich Personalvermittler und DeepL-Mitarbeiter, die Bewerber empfehlen, erhalten: 

• Kontaktdaten: Vollständiger Name, Postanschrift, E‑Mail-Adresse, Telefonnummer und andere ähnliche Kontaktdaten.
• Demografische Daten: Geburtsdatum, Geschlechtsidentität sowie sensiblere personenbezogene Daten (auch als Daten besonderer Kategorien bezeichnet), einschließlich Informationen zur rassischen und ethnischen Herkunft, zur Religionszugehörigkeit, zum Einwanderungsstatus, zur sexuellen Orientierung, zum Familienstand und zum Elternstatus, zur Gewerkschaftsmitgliedschaft oder Informationen zu Ihrer Gesundheit, einer Behinderung und Neurodiversität.
• Bewerbungsunterlagen: Bewerbungsformulare, Lebensläufe, Anschreiben, beruflicher Werdegang, Angaben zur Arbeitserlaubnis, Foto, eine Kopie Ihres Ausweises (z. B. Ihres Reisepasses), Notizen zu Vorstellungsgesprächen (einschließlich Antworten auf Fallstudien), Referenzen, Angaben zu Ihren Qualifikationen, Angaben zu etwaigen Mitgliedschaften in Berufsverbänden sowie Angaben zu etwaigen Assessments, die Sie vor der Einstellung bzw. Aufnahme der Tätigkeit absolviert haben. 
• Metadaten: Elektronisch erfasste Informationen wie die Nutzung des IT- und Kommunikationssystems, Bilder aus Videoüberwachungsanlagen sowie Aufzeichnungen von Zugangskarten und Einträgen. Dazu gehören auch Daten, die bei der Nutzung unserer IT-Systeme oder anderer IT-Anwendungen generiert werden. 

3. Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, welche Daten verarbeiten wir und auf welcher Rechtsgrundlage?

• Um unseren Einstellungsprozess durchzuführen und Ihre Eignung für die Stelle zu beurteilen, auf die Sie sich bei DeepL beworben haben, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und Ihre Bewerbungsdaten. Wir tun dies, um Maßnahmen zum Abschluss eines Vertrags mit Ihnen zu ergreifen. Möglicherweise setzen wir im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung auch KI-Tools ein, um Ihre Eignung für eine Stelle besser beurteilen zu können, für interne Analysen und Schulungszwecke sowie um unserem Rekrutierungsteam bei der Prüfung der von Ihnen bereitgestellten Informationen zu unterstützen. Dies kann die Zusammenfassung und Organisation von Anwendungen sowie die Aufzeichnung und Transkription Ihres Vorstellungsgesprächs über unseren Drittanbieter Ashby umfassen. Wir werden dies ausschließlich im Einklang mit Ihren Präferenzen tun, die Sie bei der Einladung zu einem Vorstellungsgespräch angegeben haben. Bitte beachten Sie, dass KI-Tools, die wir im Zusammenhang mit Ihrer Anwendung einsetzen, lediglich zu Orientierungszwecken dienen und nicht dazu verwendet werden, Entscheidungen autonom und ohne menschliche Überprüfung und Bewertung zu treffen. 

• Um sicherzustellen, dass Sie über die Arbeitserlaubnis für das jeweilige Land verfügen, in dem Sie eingestellt werden, verarbeiten wir Ihre Einstellungsdaten, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen als Ihr potenzieller Arbeitgeber nachzukommen. 
• Zum Zwecke der Chancengleichheit und im Zusammenhang mit unserem Engagement für die Förderung eines vielfältigen und inklusiven Arbeitsumfelds können wir Ihre demografischen Daten im Rahmen unserer freiwilligen Umfrage zur Vielfalt verarbeiten. Dies ist erforderlich, um Verbesserungsmöglichkeiten bei unseren Bemühungen um Vielfalt und Inklusion zu identifizieren und sicherzustellen, dass unsere Einstellungsverfahren gerecht sind und ein breites Spektrum an Bewerbern ansprechen. Soweit wir Daten besonderer Kategorien verarbeiten, tun wir dies nur, wenn wir Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu haben.Bitte beachten Sie, dass die Teilnahme an der Umfrage und die Erteilung Ihrer Einwilligung vollkommen freiwillig sind und Ihre Bewerbung nicht beeinträchtigt wird, sollten Sie dies nicht wünschen. Sie können sich auch dafür entscheiden, keine oder nur einige der Fragen zu beantworten. Sie haben zudem die Möglichkeit, bei jeder Frage auf „Ich möchte diese Frage nicht beantworten“ zu klicken.
• Um etwaige Probleme oder Anliegen Ihrerseits zu bearbeiten, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und Einstellungsdaten sowie alle weiteren personenbezogenen Daten, die Teil eines von Ihnen vorgebrachten oder Sie betreffenden Problems oder Anliegens sind. Dies ist erforderlich, um unsere berechtigten Interessen zu wahren und sicherzustellen, dass Ihre Probleme oder Anliegen angemessen behandelt werden.
• Zur Verhinderung und Aufdeckung von Straftaten oder Betrug sowie zu Sicherheitszwecken verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und Metadaten. Wir tun dies, soweit dies für unsere berechtigten Interessen an der Gewährleistung der Sicherheit unserer Büros erforderlich ist.
• Um uns bei der Einhaltung oder Durchsetzung unserer beruflichen, rechtlichen und aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen zu unterstützen, verarbeiten wir alle oben aufgeführten Daten. Dies ist zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich.
• Zur Aufrechterhaltung der IT-Sicherheit und für Zugangskontrollsysteme verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und Metadaten. Dies ist erforderlich zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Verwaltung von IT-Systemen und der Sicherheit sowie an der Verhinderung unbefugten Zugriffs auf die Systeme von DeepL.

4. An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter und warum?

• Bewerbermanagementsystem (Ashby) im Rahmen unserer berechtigten Interessen, einen angemessenen und effizienten Einstellungsprozess zu gewährleisten. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Ashby finden Sie hier. Wir arbeiten außerdem mit Ashby im Zusammenhang mit unserer freiwilligen Diversity-Umfrage zusammen. Bitte beachten Sie, dass es uns aufgrund der technischen Umsetzung durch Ashby nicht möglich ist, Ihre Antworten auf die Umfrage einzusehen. Alle Antworten werden vertraulich behandelt und für die Analyse aggregiert. Sofern wir ein von Ihnen mit uns geführtes Vorstellungsgespräch aufzeichnen oder transkribieren, wird dies von Ashby gespeichert, und zwar ausschließlich gemäß Ihren Präferenzen, die Sie bei der Einladung zum Vorstellungsgespräch angegeben haben. Wenn wir KI einsetzen, um unser Rekrutierungsteam bei der Prüfung und Organisation Ihrer Informationen zu unterstützen, erfolgt dies über Ashby. Wir haben Verträge zur Auftragsverarbeitung getroffen, und Ihre personenbezogenen Daten werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.
• Anbieter von Vorabprüfungen soweit dies erforderlich ist, um Maßnahmen zum Abschluss eines Vertrags mit Ihnen zu ergreifen und unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Wir nutzen:
  • Jobbatical OU , um uns bei der Prüfung Ihrer Arbeitserlaubnis und Ihrer Berechtigung zum Erhalt eines Arbeitsvisums zu unterstützen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Jobbatical finden Sie hier sowie
  • Zinc Work Limited, um uns bei zusätzlichen erforderlichen Vorabprüfungen zu unterstützen, z. B. DBS-Prüfungen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Zinc finden Sie hier.
• Anbieter von Programmieraufgaben (Geektastic & HackerRank) , soweit erforderlich, um Schritte zum Abschluss eines Vertrags mit Ihnen einzuleiten und Ihre Eignung für Entwicklerpositionen zu beurteilen. Bitte beachten Sie, dass Geektastic oder HackerRank (sofern relevant und zutreffend) Sie möglicherweise direkt bezüglich der Durchführung der Programmieraufgaben kontaktieren. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Geektastic finden Sie hier und zur Datenverarbeitung durch HackerRank hier.
• Fachberater, wie beispielsweise Steuerberater, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer , sofern wir dazu verpflichtet sind, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder unsere Rechte zu verteidigen oder zu schützen. 
• Aufsichtsbehörden, andere Behörden oder Versicherungsanbieter , sofern wir dazu verpflichtet sind, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, einschließlich im Zusammenhang mit Prüfungen, Offenlegungen und Untersuchungen.

5. Wie übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten ins Ausland?

Bei der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten aus den in dieser Datenschutzerklärung genannten Gründen kann es erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Organisationen (einschließlich Unternehmen der DeepL-Gruppe) weitergeben, die ihren Sitz außerhalb der EU und des Vereinigten Königreichs haben oder Ihre personenbezogenen Daten dort speichern, darunter in den USA und in Japan. Wir stellen sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten stets durch angemessene Schutzmaßnahmen geschützt sind, um Ihnen durchsetzbare Rechte und Rechtsbehelfe zu gewährleisten. 

Alle Anbieter sichern ihren transatlantischen Datenverkehr durch Standardvertragsklauseln ab. Darüber hinaus haben wir mit jedem dieser Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen, was bedeutet, dass diese die von DeepL übermittelten Daten ausschließlich gemäß unseren Anweisungen und nicht für eigene Zwecke verarbeiten dürfen.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung

Die DeepL-Gruppe verwendet keine personenbezogenen Daten, um automatisierte Entscheidungen darüber zu treffen, ob Ihnen eine Stelle angeboten wird oder nicht.

7. Aufbewahrung Ihrer Daten

Nicht berücksichtigte Bewerber: Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, speichern wir die von Ihnen bereitgestellten Informationen für maximal weitere sechs Monate ab dem Datum, an dem wir Sie benachrichtigt haben. Anschließend werden wir die Daten automatisch löschen, es sei denn, wir sind gesetzlich verpflichtet, sie für einen längeren Zeitraum aufzubewahren, oder Sie haben eine Einwilligung für eine längere Speicherung Ihrer Daten abgegeben, z. B. für den nachstehend beschriebenen Talentpool.

Erfolgreiche Bewerber: Wird im Anschluss an das Einstellungsverfahren ein Vertrag abgeschlossen, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten als Teil Ihrer Personalakte. Wenn Sie auf freiberuflicher Basis für DeepL tätig sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Erfüllung Ihres Vertrags mit uns.

Talentpool: Im Anschluss an Ihr Einstellungsverfahren fragen wir Sie, ob Sie möchten, dass wir Ihre Bewerbungsdaten (unabhängig davon, ob Ihre Bewerbung erfolgreich war oder nicht) zwei Jahre lang in unseren Unterlagen aufbewahren, damit wir Sie für zukünftige Stellenangebote bei DeepL berücksichtigen können. Nach Ablauf von zwei Jahren werden wir Sie erneut fragen, ob Sie weiterhin Teil unseres Talentpools sein möchten. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen: In diesem Fall werden Ihre Daten automatisch gelöscht. 

Sie können uns jederzeit per E‑Mail an privacy@deepl.com auffordern, Ihre Daten zu löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie sich damit aus allen noch laufenden Bewerbungsverfahren zurückziehen und dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist weiterhin gilt.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen stehen Ihnen eine Reihe von Rechten zu, insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten;
• Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Daten;
• Löschung der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben;
• die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken;
• uns aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten an einen Dritten zu übermitteln;
• Widerspruch gegen die Art und Weise einzulegen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten; und
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Bitte beachten Sie jedoch, dass einige dieser Rechte möglicherweise nicht immer gelten, da es in manchen Fällen Anforderungen und Ausnahmen gibt, die dazu führen können, dass wir die personenbezogenen Daten weiterhin verarbeiten oder nicht offenlegen müssen, oder dass die Rechte in anderen Fällen möglicherweise gar nicht gelten.

Einwohner des Vereinigten Königreichs können über privacy@deepl.com eine Beschwerde bei uns einreichen. Wir werden Ihre Beschwerde innerhalb von 30 Tagen bestätigen und Sie während des gesamten Verfahrens auf dem Laufenden halten. Sie haben zudem das Recht, bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde über die Verarbeitungsaktivitäten der DeepL-Gruppe und deren Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze einzureichen. Wenn Sie sich in

• Deutschland, können Sie sich an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen wenden, entweder unter (i) Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf oder (ii) poststelle@ldi.nrw.de; 
• EU können Sie sich an Ihre örtliche Aufsichtsbehörde wenden – eine vollständige Liste der Aufsichtsbehörden in der EU finden Siehier; oder
• Vereinigtes Königreich können Sie sich an das Information Commissioner’s Office („ICO“) wenden und Ihre Beschwerde über die Website des ICOhier einreichen.

9. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden; bei wesentlichen Änderungen erhalten Sie eine Kopie.