Bezproblémové vracení peněz s DeepL Agent

Vrácení peněz, vrácení zboží a výměny patří mezi nejčastější požadavky na podporu, které může tým zákaznické podpory vyřizovat. 

Jsou to také ti, kteří mají nejvyšší emocionální sázky. Když jde o peníze zákazníka, jakékoli zpoždění nebo chyba mohou rychle narušit důvěru. Koneckonců, nikdo nemá rád, když mu docházejí peníze. 

Ale i když samotná žádost může být poměrně rutinní záležitostí, vydání refundace s sebou nese řadu dalších kroků. Zástupci často musí pracovat s více systémy a nástroji, včetně platforem zákaznické podpory, systémů fakturace a předplatného, správy účtů a Dokumentace interních zásad. Zákazník mezitím netrpělivě čeká na řešení a fronty na lístky se stále prodlužují. 

Zákazníci nevidí, co se děje v zákulisí. Zástupci musí ručně spojovat informace z více systémů, aplikovat složitá pravidla politiky a vypracovat personalizovanou odpověď – a to vše pro jednu jedinou žádost. Je to časově náročné, náchylné k chybám a frustrující.

Když systémy mezi sebou nekomunikují, lidé se stávají pojivem. Tradiční automatizace často využívá k propojení nástrojů rozhraní API – a pokud interní nebo proprietární systémy tato rozhraní nemají, dochází k narušení pracovních postupů. I když API existují, jejich implementace často vyžaduje značné úsilí ze strany IT oddělení. Pro týmy, které nemají k dispozici rychlou nebo snadno dostupnou IT podporu, se nasazení a údržba integrací stává samostatným projektem, který zpomaluje pokrok a omezuje to, čeho lze automatizací reálně dosáhnout. Proto pro vedoucí pracovníky zákaznických služeb nejde jen o provozní nepříjemnost: jedná se o problém škálovatelnosti, nákladů a zkušeností, který se s rostoucím počtem ticketů ještě zhoršuje.

Právě v tomto ohledu mohou agenti AI skutečně něco změnit. Ale ne každý agent AI bude stačit.

DeepL Agent pro týmy zákaznického servisu

To, co odlišuje AI agenty od chatbotů, je jejich schopnost uvažovat, plánovat a jednat. Co odlišuje DeepL Agent odlišuje od ostatních je to, že je vytvořen speciálně pro práci. Je navržen s ohledem na bezpečnost a kontrolu na úrovni Enterprise a používá prohlížeč stejným způsobem, jakým ho používáte vy k procházení systémů, včetně interních nebo proprietárních, a k provádění úkolů od začátku do konce. Není potřeba žádné programování ani integrace. 

Pro zákaznický servis , kde je práce časově náročná a málokdy se omezuje na jeden systém, to znamená rychlejší a hladší řešení.

Stačí mu zadat úkol v přirozeném jazyce a on naplánuje celý pracovní postup zrušení, od rozhodnutí, jaké kroky je třeba podniknout k dosažení cíle, přes vyhledání a uspořádání informací, analýzu dat až po řešení problémů. V případě potřeby se také obrací na vás s žádostí o schválení a kontrolu a zaznamenává každý krok, aby byla zajištěna úplná transparentnost. 

Kdokoli jej může použít k automatizaci i těch nejsložitějších požadavků, aniž by musel napsat jediný řádek kódu. Je navržen tak, aby byl bezpečný, a splňuje nejpřísnější světové normy, včetně zákona EU o AI a certifikace ISO 27001. 

Jak DeepL Agent zpracovává vrácení zboží, refundace a výměny

Podívejme se blíže na to, jak DeepL Agent zpracovává standardní žádost o vrácení peněz za předplatné SaaS. Systémy zapojené do jednotlivých kroků se budou lišit v závislosti na odvětví, ale to nevadí, protože DeepL Agent funguje se všemi vašimi nástroji a nevyžaduje žádné vlastní integrace.  

Analýza lístku

DeepL Agent nejprve přejde na vaši platformu zákaznické podpory (například Zendesk) a přečte si požadavek. Extrahuje klíčové podrobnosti potřebné k posunu procesu vpřed.

Ověření účtu a předplatného

S údaji o letence v ruce přejde agent do systému správy účtů, který je často interním proprietárním nástrojem bez API. Pro DeepL Agent není problém, protože k systémům přistupuje prostřednictvím prohlížeče s přihlášením, stejně jako by to udělal člověk. Po identifikaci předplatného zákazníka se systém přesune do systému fakturace, kde načte příslušná data a informace o plánu předplatného potřebné pro ověření.

Ověření zásad a provedení vrácení peněz

Agent porovná údaje o předplatném s interní dokumentací, aby potvrdil oprávněnost. Po ověření se vrátí do systému fakturace, aby zahájil zrušení a vypočítal vrácení peněz. Týmy mohou nakonfigurovat pracovní postup tak, aby se zde pozastavil a před pokračováním se zobrazilo jasné shrnutí k lidskému schválení.

Jasná, vyhovující komunikace se zákazníky

Po zpracování refundace se agent vrátí na platformu Zákaznické podpory, aby napsal osobní odpověď. Obsahuje všechny relevantní podrobnosti – informace o zákazníkovi, stav předplatného, datum zrušení, částku vrácení peněz a lhůty pro zpracování – a před odesláním pořídí snímek obrazovky pro kontrolu.

Zpracování požadavků ve velkém měřítku pomocí subagentů

Na úrovni Enterprise se tyto požadavky málokdy objevují jednotlivě. DeepL Agent může nasadit subagenty, kteří budou paralelně zpracovávat více ticketů – filtrovat fronty, identifikovat žádosti o zrušení nebo vrácení peněz a zpracovávat je současně. Tímto způsobem můžete rychleji vyřizovat fronty a udržovat vysokou rychlost odezvy, aniž byste museli zvyšovat počet zaměstnanců.

Větší kapacita, menší zátěž pro váš tým Zákaznické podpory

Díky tomu, že svěříte DeepL Agentovi zpracování refundací a zrušení objednávek, se váš tým zákaznického servisu může soustředit na konverzace, které posilují loajalitu a retenci zákazníků, a dát tak zástupcům prostor pro budování důvěry se zákazníky v kritických momentech, kdy je empatie nejdůležitější.

Zatímco DeepL Agent zpracovává opakující se úkoly, lidé si zachovávají kontrolu: kontroly v klíčových fázích zajišťují přesnost, zatímco průběžné ověřování napříč systémy chrání citlivá data před neoprávněným přístupem. Protože obchodní zástupci již neztrácejí čas přeskakováním mezi kartami a snahou poskládat informace dohromady, mohou se soustředit na skutečné řešení problémů.

A když se počet lístků prudce zvýší, týmy se již necítí přetížené. Vědí, že DeepL Agent pracuje po jejich boku.