DeepL Agent: adiós a las complicaciones de los reembolsos

Los reembolsos, las devoluciones y los cambios se encuentran entre las solicitudes más comunes que puede gestionar un equipo de atención al cliente. 

También son de las que más responsabilidad implican. Cuando el dinero de un cliente está en juego, cualquier retraso o error puede minar rápidamente la confianza. Después de todo, a nadie le gusta sentirse en desventaja. 

Pero, aunque la solicitud en sí misma puede ser bastante rutinaria, hay muchos aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de emitir un reembolso. Los representantes de atención al cliente a menudo tienen que manejar múltiples sistemas y herramientas, entre ellas plataformas de servicio de atención al cliente, sistemas de facturación y suscripción, gestión de cuentas y documentación de políticas internas. Todo ello mientras el cliente espera ansioso una solución y las colas de tickets siguen creciendo. 

Lo que los clientes no ven es la actividad frenética que se lleva a cabo entre bastidores. Los representantes deben recopilar manualmente la información de varios sistemas, aplicar complejas normas y redactar una respuesta personalizada, todo ello para una sola solicitud. Lleva mucho tiempo, es propenso a errores y resulta frustrante.

Cuando los sistemas no se comunican entre sí, los seres humanos se convierten en el nexo de unión. La automatización tradicional suele depender de las API para conectar herramientas, y cuando los sistemas internos o propietarios no las tienen, esos flujos de trabajo se interrumpen. Incluso cuando existen API, su implementación suele requerir un esfuerzo considerable por parte del departamento informático. Para los equipos que no cuentan con un servicio informático rápido y accesible, implementar y mantener las integraciones se convierte en un proyecto en sí mismo, lo que ralentiza el progreso y limita lo que la automatización puede lograr de forma realista. Por eso, para los responsables de atención al cliente, esto no es solo un inconveniente operativo: es un problema de escalabilidad, coste y experiencia que se agrava a medida que aumenta el volumen de tickets.

Aquí es donde los agentes de IA pueden marcar la diferencia. Pero no cualquier agente de IA sirve.

DeepL Agent para equipos de atención al cliente

Lo que diferencia a los agentes de IA de los chatbots es que pueden razonar, planificar y actuar. Lo que distingue a DeepL Agent es que está diseñado específicamente para casos de uso profesionales. Además de estar diseñado con seguridad y controles de nivel empresarial, utiliza un navegador de la misma manera que tú para navegar por los sistemas, incluidos los internos o propios, y completar tareas de principio a fin. Sin necesidad de programar ni configurar integraciones. 

Para los equipos de atención al cliente, cuyo trabajo es urgente y rara vez se limita a un único sistema, esto se traduce en resoluciones más rápidas y fluidas.

Solo tienes que darle instrucciones en lenguaje natural y DeepL Agent planificará todo el flujo de trabajo de la cancelación: diseñará la estrategia, recopilará y organizará información, analizará datos y resolverá cualquier problema. También te consulta para que apruebes o revises lo que haga falta, registrando cada paso para que estés siempre al tanto de todo. 

Cualquier persona puede utilizarlo para automatizar hasta las solicitudes más complejas, todo ello sin escribir ni una sola línea de código. Además, ofrece todas las garantías de seguridad, ya que cumple con los estándares más estrictos del mundo, incluida la Ley de Inteligencia Artificial de la UE y la certificación ISO 27001. 

Cómo gestiona DeepL Agent las devoluciones, los reembolsos y los cambios

Veamos más de cerca cómo DeepL Agent procesa una solicitud de reembolso estándar para una suscripción SaaS. Los sistemas involucrados en cada paso variarán según el sector, pero eso no importa, porque DeepL Agent funciona con todas tus herramientas, sin necesidad de integraciones personalizadas.  

Análisis de tickets

DeepL Agent comienza navegando a tu plataforma de servicio de atención al cliente (como Zendesk) y leyendo la solicitud. Extrae los detalles clave necesarios para avanzar en el proceso.

Verificación de la cuenta y la suscripción

Con los detalles del ticket en mano, el agente accede al sistema de gestión de cuentas, que suele ser una herramienta interna y propia sin API. Esto no supone ningún problema para DeepL Agent, ya que accede a los sistemas a través de un navegador con el que se puede iniciar sesión, tal y como lo haría un humano. Después de identificar la suscripción del cliente, pasa al sistema de facturación para recuperar las fechas relevantes y la información del plan necesaria para la validación.

Validación de la política y ejecución del reembolso

El agente compara los datos de la suscripción con la documentación interna de la política para confirmar la elegibilidad. Una vez validado, vuelve al sistema de facturación para iniciar la cancelación y calcular el reembolso. Los equipos pueden configurar el flujo de trabajo para que se detenga aquí y el agente presente un resumen claro para que lo aprueben personas antes de continuar.

Comunicación clara, conforme y orientada al cliente

Después de procesar el reembolso, el agente vuelve a la plataforma del servicio de atención al cliente para redactar una respuesta personalizada. Incluye todos los detalles relevantes (información del cliente, estado de la suscripción, fecha de cancelación, importe del reembolso y plazos de tramitación) y realiza una captura de pantalla para su revisión antes de enviarla.

Gestión de solicitudes a gran escala con subagentes

A nivel empresarial, estas solicitudes rara vez llegan de una en una. DeepL Agent puede implementar subagentes para gestionar varios tickets en paralelo: filtrar colas, identificar solicitudes de cancelación o reembolso y procesarlas simultáneamente. De esta manera, podrás eliminar las colas más rápidamente y mantener unos tiempos de respuesta óptimos, sin necesidad de aumentar la plantilla.

Más capacidad, menos esfuerzo para tu equipo

Al confiar en DeepL Agent para tus flujos de trabajo de reembolso y cancelación, tu equipo de atención al cliente puede centrarse en las conversaciones que fomentan la fidelidad y la retención, ya que dispondrán del tiempo necesario para generar confianza con los clientes en momentos críticos en los que la empatía es lo más importante.

Mientras DeepL Agent se encarga de las tareas repetitivas, los humanos mantienen el control: las revisiones en las etapas clave garantizan la precisión, mientras que la autenticación continua en todos los sistemas protege los datos confidenciales contra el acceso no autorizado. Como el personal ya no pierde tiempo pasando de una pestaña a otra tratando de recopilar información, puede centrarse en resolver problemas reales.

Y cuando el volumen de tickets aumenta, los equipos ya no se sienten abrumados. Sabn que DeepL Agent está trabajando con ellos.