Rimborsi senza stress con DeepL Agent

Rimborsi, resi e cambi sono tra le richieste di supporto clienti più comuni che i team del servizio clienti si trovano a gestire. 

Sono anche quelle dove la posta in gioco a livello emotivo è più alta. Quando ci sono in ballo i soldi dei clienti, basta un piccolo ritardo o errore per minare la fiducia in un attimo: una frustrazione più che comprensibile. 

Sebbene la richiesta in sé sia di routine, per emettere un rimborso sono comunque necessarie diverse operazioni. Gli addetti devono spesso districarsi tra diversi sistemi e strumenti: piattaforme di supporto clienti, sistemi di fatturazione e gestione abbonamenti, gestione account e documentazione interna sulle politiche aziendali. Tutto mentre il cliente freme in attesa di risolvere il problema e i ticket continuano ad accumularsi. 

Quello che i clienti non vedono è l’attività frenetica che avviene dietro le quinte. Gli addetti al servizio clienti devono mettere insieme manualmente le informazioni provenienti da più sistemi, applicare regole complesse e redigere una risposta personalizzata: tutto per una singola richiesta. È un processo che richiede tempo, soggetto a errori e spesso frustrante.

Quando i sistemi non dialogano tra loro, sono gli esseri umani a fungere da collante. L’automazione tradizionale spesso fa affidamento sulle API per collegare gli strumenti e, quando i sistemi interni o proprietari non ne dispongono, tali flussi di lavoro si inceppano. Anche quando le API sono disponibili, però, la loro implementazione richiede spesso uno sforzo notevole da parte del reparto IT. Per i team che non possono contare su un supporto IT rapido o immediatamente disponibile, distribuire e mantenere le integrazioni diventa un progetto a sé stante, che rallenta i progressi e limita i benefici concreti dell’automazione. Ecco perché, per i responsabili del servizio clienti, non si tratta solo di un inconveniente operativo: è un problema di scalabilità, costi ed esperienza che si aggrava con l’aumentare dei ticket.

È qui che gli agenti di IA possono fare davvero la differenza. Tuttavia, non basta un agente di IA qualsiasi.

DeepL Agent per i team di assistenza clienti

La differenza tra gli agenti di IA e i chatbot consiste nella capacità dei primi di ragionare, pianificare e agire. Tra gli agenti di IA, DeepL Agent è una spanna avanti, perché è stato concepito specificamente per il lavoro. Progettato con sicurezza e controlli di livello enterprise, utilizza un browser in modo analogo a come lo si utilizza normalmente per navigare tra i sistemi, compresi quelli interni o proprietari, e completare le attività dall’inizio alla fine. Non servono competenze di programmazione o integrazioni. 

Per il servizio clienti, dove si devono rispettare tempistiche ben precise e il lavoro raramente si svolge in un unico sistema, quest’approccio consente di assistere i clienti in modo più rapido ed efficace.

Basta assegnare all’agente un compito con un linguaggio naturale e pianificherà l’intero flusso di lavoro per gestire l’annullamento, dalle azioni necessarie per raggiungere l’obiettivo alla ricerca e organizzazione delle informazioni, fino all’analisi dei dati e alla risoluzione dei problemi. Inoltre, si rivolge a te quando servono approvazioni o revisioni, mostrandoti ogni fase del processo per garantire la massima trasparenza. 

Chiunque può usarlo per automatizzare anche le richieste più complesse, senza dover scrivere una sola riga di codice. Garantisce anche una sicurezza intrinseca in quanto soddisfa gli standard più rigorosi a livello mondiale, compresi il regolamento UE sull’IA e la certificazione ISO 27001. 

Gestione di resi, rimborsi e cambi con DeepL Agent

Esaminiamo più da vicino come DeepL Agent elabora una richiesta di rimborso standard per un abbonamento SaaS. I sistemi coinvolti in ogni fase variano a seconda del settore, ma non importa, poiché DeepL Agent è compatibile con qualsiasi strumento, senza necessità di integrazioni personalizzate.  

Analisi del ticket

Innanzitutto, DeepL Agent accede alla piattaforma di supporto clienti (come Zendesk) e analizza la richiesta. Estrae i dettagli chiave necessari per far avanzare il processo.

Verifica dell’account e dell’abbonamento

Con i dettagli del ticket a disposizione, l’agente accede al sistema di gestione degli account, spesso uno strumento interno proprietario privo di API. Per DeepL Agent non è un problema, perché accede ai sistemi tramite un browser con un login, proprio come farebbe un essere umano. Dopo aver identificato l’abbonamento del cliente, passa al sistema di fatturazione per recuperare le relative date e le informazioni sul piano necessarie per approvare la richiesta.

Conformità con la politica ed evasione della richiesta di rimborso

L’agente confronta i dati relativi all’abbonamento con la documentazione interna sulle politiche aziendali per confermare l’idoneità al rimborso. Una volta appurato che la richiesta rientra nei termini previsti, l’agente ritorna al sistema di fatturazione per avviare l’annullamento e calcolare il rimborso spettante. Si può configurare il flusso di lavoro in modo che a questo punto si interrompa e venga presentato un riepilogo dettagliato, in attesa di approvazione umana prima di procedere.

Comunicazione chiara, conforme e orientata al cliente

Dopo aver elaborato il rimborso, l’agente torna alla piattaforma di supporto clienti per redigere una risposta personalizzata. Include tutti i dettagli rilevanti: informazioni sul cliente, stato dell’abbonamento, data di annullamento, importo del rimborso e tempistiche di elaborazione, con tanto di screenshot per controllare le informazioni prima dell’invio.

Gestione delle richieste su larga scala con i sub-agenti

In un contesto aziendale, queste richieste raramente arrivano una alla volta. DeepL Agent può distribuire sub-agenti per gestire più ticket in parallelo: filtra l’elenco dei ticket, identifica le richieste di annullamento o rimborso e le elabora in contemporanea. In questo modo, è possibile smaltire le code più rapidamente e assicurare ottimi tempi di risposta, senza aumentare il personale.

La soluzione che semplifica la vita al supporto clienti

Affidando a DeepL Agent i flussi di lavoro relativi a rimborsi e annullamenti, il team del servizio clienti potrà concentrarsi sulle interazioni determinanti per aumentare la fidelizzazione e la retention, consentendo agli addetti di instaurare un rapporto di fiducia con i clienti nei momenti critici in cui l’empatia è fondamentale.

Mentre DeepL Agent gestisce le attività ripetitive, il controllo resta agli esseri umani: nelle fasi chiave è prevista una verifica delle informazioni, per garantire la massima precisione, mentre l’autenticazione continua nei vari sistemi protegge i dati sensibili da accessi non autorizzati. Non dovendo più perdere tempo a passare da una scheda all’altra nel tentativo di raccogliere le informazioni necessarie, gli addetti possono concentrarsi sulla risoluzione effettiva dei problemi.

E quando i ticket si accumulano, i team non si sentono più oberati. Sanno che DeepL Agent è al loro fianco.