Łatwe zwroty kosztów dzięki DeepL Agent

Zwroty kosztów, zwroty towarów i wymiany należą do najczęstszych zgłoszeń obsługiwanych przez Dział Obsługi Klienta. 

To również wy jesteście najbardziej zaangażowani emocjonalnie. Kiedy w grę wchodzą pieniądze klienta, każda zwłoka lub pomyłka może szybko podważyć zaufanie. W końcu nikt nie lubi czuć się oszukany. 

Jednak choć sama prośba może być dość rutynowa, proces zwrotu pieniędzy wiąże się z wieloma czynnościami. Przedstawiciele handlowi często muszą korzystać z wielu systemów i narzędzi, w tym platform obsługi klienta, systemów rozliczeniowych i abonamentowych, zarządzania kontami oraz dokumentacji dotyczącej wewnętrznych zasad. W międzyczasie klient z niepokojem czeka na rozwiązanie problemu, a kolejka zgłoszeń stale się wydłuża. 

Klienci nie widzą jednak poszukiwań skarbów, które odbywają się za kulisami. Przedstawiciele muszą ręcznie łączyć informacje z wielu systemów, stosować złożone zasady polityki i przygotowywać spersonalizowane odpowiedzi — wszystko to w przypadku jednego zapytania. Jest to czasochłonne, podatne na błędy i frustrujące.

Kiedy systemy nie komunikują się ze sobą, to ludzie stają się spoiwem. Tradycyjna automatyzacja często opiera się na interfejsach API do łączenia narzędzi — a gdy systemy wewnętrzne lub zastrzeżone nie posiadają ich, cykle pracy ulegają zakłóceniu. Nawet jeśli interfejsy API istnieją, ich wdrożenie często wymaga znacznego wysiłku ze strony działu IT. Dla zespołów, które nie dysponują szybkim lub łatwo dostępnym wsparciem IT, uruchamianie i utrzymywanie integracji staje się projektem samym w sobie, spowalniającym postępy i ograniczającym realistyczne możliwości automatyzacji. Dlatego dla liderów obsługi klienta nie jest to tylko niedogodność operacyjna: to problem skalowalności, kosztów i doświadczenia, który nasila się wraz ze wzrostem liczby zgłoszeń.

Właśnie w tym zakresie agenci AI mogą naprawdę wiele zmienić. Ale nie każdy agent AI się do tego nadaje.

DeepL Agent dla zespołów obsługi klienta

To, co odróżnia agentów AI od chatbotów, to fakt, że potrafią oni rozumować, planować i podejmować działania. Co wyróżnia DeepL Agent od innych to fakt, że został stworzony specjalnie do pracy. Zaprojektowany z myślą o bezpieczeństwie i kontroli na poziomie Enterprise, wykorzystuje przeglądarkę w taki sam sposób, jak ty, do poruszania się po systemach, w tym wewnętrznych lub zastrzeżonych, i wykonywania zadań od początku do końca. Nie wymaga programowania ani integracji. 

Dla usługi obsługi klienta , gdzie praca jest uzależniona od czasu i rzadko ogranicza się do jednego systemu, oznacza to szybsze i płynniejsze rozwiązywanie problemów.

Wystarczy podać mu zadanie w języku naturalnym, a on zaplanuje cały cykl pracy związany z anulowaniem, od podjęcia decyzji o krokach niezbędnych do osiągnięcia celu, po znalezienie i uporządkowanie informacji, analizę danych i rozwiązanie problemów. W razie potrzeby zwróci się również do Ciebie o zatwierdzenie i weryfikację, rejestrując każdy krok w celu zapewnienia pełnej przejrzystości. 

Każdy może używać go do automatyzacji nawet najbardziej złożonych zadań bez konieczności pisania ani jednej linii kodu. Dzięki swojej konstrukcji jest całkowicie bezpieczny. Spełnia najsurowsze światowe normy, w tym unijną ustawę o sztucznej inteligencji i wymagania certyfikatu ISO 27001. 

Jak DeepL Agent obsługuje zwroty, refundacje i wymiany

Przyjrzyjmy się bliżej, jak DeepL Agent przetwarza standardowy wniosek o zwrot kosztów abonamentu SaaS. Systemy wykorzystywane na każdym etapie będą się różnić w zależności od branży, ale nie ma to znaczenia, ponieważ DeepL Agent współpracuje ze wszystkimi twoimi narzędziami i nie wymaga żadnych niestandardowych integracji.  

Analiza biletu

DeepL Agent rozpoczyna pracę od przejścia do platformy obsługi klienta (np. Zendesk) i odczytania zgłoszenia. Wyodrębnia kluczowe informacje potrzebne do kontynuowania procesu.

Weryfikacja konta i abonamentu

Mając dane biletu, agent przechodzi do systemu zarządzania kontem — często jest to wewnętrzne, zastrzeżone narzędzie bez interfejsu API. Nie stanowi to problemu dla DeepL Agent, ponieważ uzyskujesz dostęp do systemów za pośrednictwem przeglądarki internetowej po wykonaniu loginu, tak jak robią to ludzie. Po zidentyfikowaniu abonamentu klienta przechodzi do systemu rozliczeniowego w celu pobrania odpowiednich dat i informacji o planie potrzebnych do walidacji.

Weryfikacja zasad i realizacja zwrotu kosztów

Agent porównuje dane dotyczące abonamentu z wewnętrzną dokumentacją dotyczącą zasad, aby potwierdzić uprawnienia. Po zatwierdzeniu powraca do systemu rozliczeniowego, aby zainicjować anulowanie i obliczyć zwrot kosztów. Zespoły mogą skonfigurować cykl pracy tak, aby zatrzymał się w tym miejscu i przedstawił jasne streszczenie do zatwierdzenia przez człowieka przed kontynuowaniem.

Jasna, zgodna z przepisami komunikacja z klientami

Po przetworzeniu zwrotu agent wraca do platformy Działu Obsługi Klienta, aby sporządzić spersonalizowaną odpowiedź. Zawiera wszystkie istotne szczegóły — informacje o kliencie, status abonamentu, datę anulowania, kwotę zwrotu i terminy przetwarzania — a przed wysłaniem robi zrzut ekranu do wglądu.

Obsługa wniosków na dużą skalę za pomocą podagentów

Na poziomie Enterprise takie wnioski rzadko pojawiają się pojedynczo. DeepL Agent może uruchomić podagentów do równoległej obsługi wielu zgłoszeń — filtrowania kolejek, identyfikowania wniosków o anulowanie lub zwrot kosztów oraz jednoczesnego przetwarzania ich. W ten sposób możesz szybciej usuwać kolejki i utrzymywać krótki czas reakcji bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników.

Większa wydajność, mniejsze obciążenie dla zespołu Działu Obsługi Klienta

Powierzając DeepL Agent obsługę cykli pracy dotyczących zwrotów i anulowania zamówień, twój zespół obsługi klienta może skupić się na rozmowach, które budują lojalność i utrzymanie klientów, dając przedstawicielom handlowym przestrzeń do budowania zaufania w krytycznych momentach, kiedy empatia ma największe znaczenie.

Podczas gdy DeepL Agent zajmuje się powtarzalnymi zadaniami, wy zachowujecie kontrolę: przeglądy na kluczowych etapach zapewniają dokładność, a ciągła autoryzacja w różnych systemach chroni poufne dane przed nieuprawnionym dostępem. Ponieważ przedstawiciele handlowi nie tracicie już czasu na przełączanie się między kartami w poszukiwaniu informacji, możecie skupić się na rzeczywistym rozwiązywaniu problemów.

A kiedy liczba biletów gwałtownie rośnie, zespoły nie czują się już przytłoczone. Wiecie, że DeepL Agent pracuje razem z wami.