إجراء عمليات الاسترداد بسهولة مع DeepL Agent

تعد عمليات الاسترداد والمرتجعات والاستبدال من بين طلبات المساعدة الأكثر شيوعًا التي يمكن لفريق خدمة العملاء التعامل معها. 

هم أيضًا الأشخاص الذين لديهم أكبر قدر من التوتر العاطفي. عندما يكون مال العميل على المحك، فإن أي تأخير أو خطأ يمكن أن يؤدي إلى تآكل الثقة بسرعة. ففي النهاية، لا أحد يحب أن يشعر بأنه خسر ماله. 

ولكن على الرغم من أن الطلب في حد ذاته قد يكون روتينيًا إلى حد ما، إلا أن هناك الكثير من الإجراءات التي يجب القيام بها لإصدار استرداد. غالبًا ما يتعين على ممثلي خدمة العملاء التعامل مع أنظمة وأدوات متعددة، بما في ذلك منصات مساعدة العملاء وأنظمة الفوترة والاشتراك وإدارة الحسابات ووثائق السياسات الداخلية. كل ذلك بينما ينتظر العميل بقلق حل المشكلة، وتستمر قوائم الانتظار في الازدياد. 

ما لا يراه العملاء هو عملية البحث عن الكنز التي تجري وراء الكواليس. يجب على ممثلي خدمة العملاء تجميع المعلومات يدويًا من أنظمة متعددة، وتطبيق قواعد سياسة معقدة، وصياغة رد مخصص لكل طلب على حدة. إنه عملية تستغرق وقتًا طويلاً، وعرضة للأخطاء، ومحبطة.

عندما لا تتواصل الأنظمة مع بعضها البعض، يصبح البشر هم الرابط بينها. غالبًا ما تعتمد الأتمتة التقليدية على واجهات برمجة التطبيقات (API) لربط الأدوات، وعندما لا تتوفر هذه الواجهات في الأنظمة الداخلية أو الخاصة، تتعطل سير العمل. حتى في حالة وجود واجهات برمجة التطبيقات (API)، فإن تنفيذها غالبًا ما يتطلب جهدًا كبيرًا من قسم تكنولوجيا المعلومات. بالنسبة للفرق التي لا تتمتع بدعم تقني سريع أو متاح بسهولة، يصبح نشر التكاملات وصيانتها مشروعًا بحد ذاته، مما يؤدي إلى إبطاء التقدم ويحد من ما يمكن تحقيقه بشكل واقعي من خلال الأتمتة. لهذا السبب، لا يمثل هذا الأمر مجرد إزعاج تشغيلي بالنسبة لقادة خدمة العملاء: إنه مشكلة تتعلق بالقابلية للتوسع والتكلفة والخبرة تتفاقم مع زيادة حجم التذاكر.

هذا هو المجال الذي يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي أن يحدثوا فيه فرقًا حقيقيًا. ولكن ليس أي وكيل ذكاء اصطناعي سيفي بالغرض.

DeepL Agent لفرق خدمة العملاء

ما يميز وكلاء الذكاء الاصطناعي عن روبوتات الدردشة هو قدرتهم على التفكير والتخطيط واتخاذ الإجراءات. ما يميز DeepL Agent هو أنه مصمم خصيصًا للعمل. تم تصميمه بأمان وضوابط على مستوى المؤسسات، ويستخدم متصفّحًا بنفس الطريقة التي تستخدمها للتنقل عبر الأنظمة، بما في ذلك الأنظمة الداخلية أو الخاصة، وإنجاز المهام من البداية إلى النهاية. لا حاجة إلى الترميز أو التكامل. 

للحصول على فرق خدمة العملاء ، حيث يكون العمل حساسًا للوقت ونادرًا ما يكون مقتصرًا على نظام واحد، يعني ذلك حلولًا أسرع وأكثر سلاسة.

ما عليك سوى إعطائه مهمة باستخدام لغة طبيعية، وسيقوم بتخطيط خطة سير العمل للإلغاء بالكامل، بدءًا من تحديد الخطوات التي يجب اتخاذها لتحقيق هدفك، وصولًا إلى البحث عن المعلومات وتنظيمها، وتحليل البيانات وحل المشكلات. كما يتحقق منك للحصول على الموافقات والمراجعات عند الحاجة، ويسجل كل خطوة من أجل الشفافية الكاملة. 

يمكن لأي شخص استخدامه لأتمتة حتى أكثر الطلبات تعقيدًا دون كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية. وهي آمنة من حيث التصميم، وتفي بأكثر المعايير صرامة في العالم، بما في ذلك قانون الاتحاد الأوروبي للذكاء الاصطناعي وشهادة ISO 27001. 

كيف يتعامل DeepL Agent مع المرتجعات والاستردادات والاستبدالات

دعونا نلقي نظرة فاحصة على كيفية معالجة DeepL Agent لطلب استرداد قياسي لاشتراك SaaS. ستختلف الأنظمة المستخدمة في كل خطوة باختلاف القطاعات، ولكن هذا لا يهم، لأن DeepL Agent يعمل مع جميع أدواتك، دون الحاجة إلى أي تكاملات مخصصة.  

تحليل التذكرة

يبدأ DeepL Agent بالتوجه إلى منصة دعم العملاء الخاصة بك (مثل Zendesk) وقراءة الطلب. يستخرج التفاصيل الأساسية اللازمة للمضي قدماً في العملية.

التحقق من الحساب والاشتراك

بعد الحصول على تفاصيل التذكرة، ينتقل الوكيل إلى نظام إدارة الحساب — الذي غالبًا ما يكون أداة داخلية خاصة لا تحتوي على API. هذا لا يمثل مشكلة بالنسبة لـ DeepL Agent، لأنه يصل إلى الأنظمة عبر متصفّح باستخدام معلومات تسجيل الدخول، تمامًا كما يفعل الإنسان. بعد تحديد اشتراك العميل، ينتقل إلى نظام الفوترة لاسترداد التواريخ ذات الصلة ومعلومات الخطة اللازمة للتحقق من صحتها.

التحقق من صحة السياسة وتنفيذ الاسترداد

يقوم الوكيل بمقارنة بيانات الاشتراك مع وثائق السياسة الداخلية للتأكد من الأهلية. بمجرد التحقق من صحة البيانات، تعود إلى نظام الفوترة لبدء عملية الإلغاء وحساب المبلغ المسترد. يمكن للفرق تكوين سير العمل للتوقف مؤقتًا هنا وتقديم المُلخّص الواضح للموافقة البشرية قبل المتابعة.

اتصالات واضحة ومتوافقة مع متطلبات العملاء

بعد معالجة عملية الاسترداد، يعود الوكيل إلى منصة فريق المساعدة لكتابة رد مخصص. يتضمن جميع التفاصيل ذات الصلة — معلومات العميل، حالة الاشتراك، تاريخ الإلغاء، مبلغ الاسترداد، ومواعيد المعالجة — مع التقاط لقطة شاشة للمراجعة قبل الإرسال.

معالجة الطلبات على نطاق واسع باستخدام الوكلاء الفرعيين

على مستوى المؤسسات، نادراً ما تصل هذه الطلبات واحدة تلو الأخرى. يمكن لـ DeepL Agent نشر وكلاء فرعيين للتعامل مع عدة تذاكر في وقت واحد — تصفية قوائم الانتظار، وتحديد طلبات الإلغاء أو الاسترداد، ومعالجتها في وقت واحد. بهذه الطريقة، يمكنك إنهاء الطوابير بشكل أسرع والحفاظ على أوقات استجابة عالية، دون زيادة عدد الموظفين.

قدرة أكبر، ضغط أقل على فريق المساعدة الخاص بك

من خلال تكليف DeepL Agent بسير العمل الخاص باسترداد الأموال وإلغاء الطلبات، يمكن لفريق خدمة العملاء التركيز على المحادثات التي تعزز الولاء والاحتفاظ بالعملاء، مما يتيح للممثلين الفرصة لبناء الثقة مع العملاء في اللحظات الحاسمة التي يكون فيها التعاطف أمرًا بالغ الأهمية.

بينما يتولى DeepL Agent المهام المتكررة، يظل البشر مسيطرين على الأمور: تضمن المراجعات في المراحل الرئيسية الدقة، بينما تحمي المصادقة المستمرة عبر الأنظمة البيانات الحساسة من الوصول غير المصرح به. نظرًا لأن مندوبي المبيعات لم يعودوا يضيعون الوقت في التنقل بين علامات التبويب في محاولة لتجميع المعلومات، يمكنهم التركيز على حل المشكلات الحقيقية.

وعندما يرتفع حجم التذاكر، لم تعد الفرق تشعر بالارتباك. إنهم يعلمون أن DeepL Agent يعمل معهم.